Fra arkivskabe til cloud: Printerens rolle i en ny tidsalder med digitalisering og automatisering af arbejdsgange

Digitaliseringen fortsætter med at forandre den måde, vi arbejder på, og derfor kan man forledes til at tro, at printere ikke længere er relevante på nutidens arbejdspladser. Men det er faktisk meget langt fra sandheden. Virksomhedernes printinfrastrukturer trives og udvikler sig. Printerne spiller en central rolle, når det kommer til automatisering af dokumenthåndtering og digitalisering.

I denne artikel vil jeg gennemgå, hvorfor it-chefer og Facility Managers er på rette spor, når de medtager intelligente printenheder i deres digitaliseringsplaner. Jeg vil også give tips til og råd om, hvordan man får mest muligt ud af den digitale printinfrastruktur.

Behovet for printere i en digital verden

Lad mig først adressere noget af den nyeste forskning på området. I en ny rapport fra Quocirca viser det sig, at over to tredjedele (69%) af organisationer, som benytter Managed Print Services (MPS) også fremskynder deres digitaliseringsplaner markant sammenlignet med 40% blandt dem, der ikke bruger MPS i dag. Næsten to tredjedele (65%) af it-beslutningstagerne siger, at det er ekstremt eller meget vigtigt, at deres printleverandør også kan levere løsninger til at automatisere forretningsprocesser.

På trods af omfattende digitalisering vil organisationer fortsat have et behov for print. Mens 46% af dem, der fremskynder deres digitaliseringsplaner, forventer, at printmængderne vil falde frem til 2025, forventer 38% en stigning. Det afspejler en overgang til kontorer med et lavere papirforbrug frem for helt papirløse kontorer.

Hvorfor er printere så vigtige for digitaliseringen?

Hver enkelt organisation er unikt sammensat, men der vil alligevel altid være tilfælde, hvor fysiske dokumenter er nødvendige. Derfor er det fundamentalt for en digitaliseringsstrategi at finde den rette balance og designe en printinfrastruktur, der er optimal for organisationens digitale rejse.
Moderne multifunktionsprintere i dag er langt fra de traditionelle papirbaserede enheder, som mange kender. De skal snarere forstås som alsidige, programmerbare digitale værktøjer. Med den rette strategiske tilgang, kan disse enheder tilføre betydelig værdi, optimere virksomhedens drift og give adgang til mere fleksible måder at arbejde på.

Moderne cloudbaserede enheder, som Ricohs IM-C-serieer stærke digitale knudepunkter i hele dokumentets workflow, som giver brugerne mulighed for at digitalisere og udskrive dokumenter efter behov. Dette gør sig gældende, uanset om det drejer sig om digitalisering af fysiske dokumenter i automatiserede arbejdsgange via Office 365, SharePoint og andre cloudbaserede applikationer. Eller om det drejer sig om konvertering af digitale dokumenter til fysiske aktiver fra computeren eller mobilen.

Vi bygger bro mellem fysiske og digitale dokumenter

Lad os se på fordelene, der kan opnås via cloudforbundne printenheder, som kan omdanne scannede dokumenter til redigerbare og søgbare digitale formater!

Effektivitet: Søgbare dokumenter gør det meget lettere og hurtigere at finde specifikke oplysninger. Du skal blot søge efter nøgleord eller sætninger for at finde den rette information. Dokumentbehandlingen bliver hurtigere og medarbejderne kan fokusere på opgaver, der skaber mere værdi.
Samarbejde: Medarbejdere kan tilgå, redigere og arbejde sammen i digitale dokumenter, selv om de ikke fysisk sidder samme sted. Det skaber bedre rammer for kommunikation og teamwork i organisationen.
Nøjagtighed: Manuel indtastning af data fra papirdokumenter kan lede til fejl. Scanning og konvertering af dokumenter til digitale formater eliminerer disse fejl og sikrer højere datanøjagtighed.
Bedre Ssikkerhed: I forhold til papirdokumenter byder digitale dokumenter på mere sikker opbevaring og nemmere styring. Adgangen til digitale filer kan kontrolleres og overvåges, og følsomme oplysninger kan krypteres eller beskyttes med adgangskoder.
Miljømæssige Ifordele: Et mindre papirforbrug takket være digitalisering sænker organisationens miljømæssige aftryk. Det gavner vores klima og miljø og styrker virksomhedens indsats omkring bæredygtighed og socialt ansvar.

Hvorfor samarbejde med en specialist i Managed Print & Automation Services?

Det kan være tidskrævende at administrere en printinfrastruktur. Kontakt med printerleverandører, tilsyn med servicekontrakter, lagerstyring af forbrugsstoffer og teknisk fejlfinding er alt sammen distraktioner, som trækker på de interne ressourcer.

Ligesom inden for mange andre forretningsområder er outsourcing en yderst effektiv løsning. Det sikrer jer også rådgivning om best practices, dyb og bred ekspertise, den nyeste og mest bæredygtige teknologi, og ofte også reducerede omkostninger. Det er derfor, at et samarbejde med en dygtig leverandør af Managed Print & Automation Services (MP&AS) giver god forretningsmæssig mening.

Den rigtige partner vil også kunne tilbyde ekspertise, der dækker mere end blot print. De vil se på hele printinfrastrukturen og rådgive om emner som produktivitet og effektivitet samt opbevaring og udnyttelse af data. Dermed kan processer blive automatiseret, workflows strømlinet og teknologien forfinet.

Digitalisering er et strategisk mål, og en specialiseret MP&AS-partner kan være transformerende for en organisation - og gøre det nemmere at nå virksomhedens målsætninger.

Hvordan vælger man den rigtige udbyder af Managed Print?

Her er nogle vigtige ting at kigge efter:

Erfaring med digital transformation: Kig efter en dygtig leverandør med dokumenteret erfaring i at vejlede organisationer i overgangen fra papirbaserede til digitale arbejdsgange.
Mere end bare teknologi: Se efter leverandører af mere end ren teknik. En god leverandør bør rådgive om best practices og hjælpe jer med at indføre nye metoder til dokumentstyring og automatisering af arbejdsgange.
Ekspertise i forandringsledelse: Vælg en leverandør med gode referencer inden for organisatorisk forandringsledelse, som kan hjælpe jeres virksomhed med at indføre optimerede arbejdsmetoder.
Brancheforståelse: Vælg en leverandør med erfaring inden for forskellige sektorer, som kan skræddersy deres tilbud til jeres branches særlige behov i lyset af, at forskellige sektorer har unikke betingelser og nuancer.
Understøttelse af virksomheder i alle størrelser: Sørg for, at leverandøren kan håndtere både små og store virksomheder og tilbyde den infrastruktur, vejledning og support, I skal bruge til jeres digitale omstilling - uanset jeres størrelse og lokation.

Fortsæt jeres rejse ind i digitalisering og automatisering af arbejdsgange

Skiftet fra arkivskabe til cloud i jeres digitale transformationsrejse kræver en leverandør af løsninger til den digitale arbejdsplads, der forstår at kombinere Managed Print & Automation Services, automatisering af dokumentworkflows og forandringsledelse. En partner, der virkelig forstår virksomheden og branchen, og kan tilpasse sig jeres behov, mål og værdier.

Ricoh udmærker sig på alle disse områder og har for nylig fået stor ros i den seneste IDC MarketScape-rapport om printtransformation.

Få mere at vide om Managed Print & Automation Services