PERSONDATA- OG PRIVATLIVSPOLITIK

Hvad er dette for en politik?

Dette er vores persondata- og privatlivspolitik, som forklarer hvem vi er, hvorfor og hvordan vi behandler personoplysninger og, såfremt dine personoplysninger behandles af os, hvilke rettigheder du har, og hvordan du kan kontakte os , såfremt du har brug for det.

Hvem er vi?

Vi er Ricoh Danmark A/S.  Vores kontaktdetaljer  er angivet i slutningen af denne politik.  Vi er dataansvarlige i forhold til de personoplysninger, som behandles i henhold til denne politik (undtagen hvor andet er angivet heri).

Hvis personoplysninger behandler vi?

Vi kan behandle personoplysninger om dig, såfremt:

• Du er kunde eller leverandør hos os.
• Du anvender vores produkter eller tjenester.
• Du arbejder for en af vores kunder eller leverandører eller for nogen, som anvender vores produkter eller tjenester.
• Du er en person (eller du arbejder for nogen), som vi ønsker at markedsføre vores produkter eller tjenester til.  
• I så fald kan vi have fået dine oplysninger direkte fra dig (eksempelvis via vores hjemmeside eller på en messe eller udstilling) eller fra andre kilder.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi kan behandle personoplysninger om dig, som vi enten har fået fra dig, eller som vi har modtaget andetsteds fra som angivet nedenfor.  De personoplysninger vedrørende dig, som vi behandler, kan omfatte de oplysninger, der er angivet nedenfor.

Dine personlige oplysninger

Vi kan behandle dine personlige oplysninger, herunder:

• Dit navn.
• Hvem du arbejder for samt din jobfunktion eller afdeling.
• Din adresse, telefonnummer, e-mailadresse eller andre kontaktdetaljer (disse oplysninger kan både være arbejdsrelaterede og private, afhængig af dit forhold til os eller den person, du arbejder for).

Oplysninger indhentet gennem kommunikation med os

Vi kan behandle oplysninger, som vi indhenter gennem kommunikation med dig, herunder:

• Oplysninger om dig, som du afgiver ved at kommunikere med os pr. telefon, e-mail, via vores hjemmeside, sociale medier eller på anden vis. 
• Oplysninger, som du giver os, eller som vi indhenter, når du bruger vores hjemmeside, køber eller abonnerer på vores produkter eller tjenester, leverer produkter eller tjenester til os, forespørger om et produkt, afgiver en ordre, deltager i en konkurrence eller en undersøgelse, eller kontakter os for at rapportere et problem, eller såfremt du gør ovenstående på vegne af en person, du arbejder for.

Oplysninger om vores forhold til dig eller den person, du arbejder for

Vi kan behandle oplysninger om vores forhold til dig eller den person, du arbejder for, herunder:

• Oplysninger vedrørende transaktioner med os, som involverer dig eller den person, du arbejder for (eksempelvis detaljer om produkter eller tjenester, som vi har leveret til eller modtaget fra dig eller den person, du arbejder for).
• Øvrige oplysninger om dig, som er nødvendige at behandle for at kunne indgå kontrakt eller opfylde en kontrakt med dig eller den person, du arbejder for (eksempelvis oplysning om arbejdstilladelse og oplysninger indhentet fra kreditoplysningsbureauer, hvor dette er nødvendigt for, at vi kan gennemføre den nødvendige kontrol i forhold til kontrakter indgået med dig eller andre, som du arbejder for eller på anden vis er forbundet til). 
• Oplysninger om arrangementer, som du eller dem du er forbundet med er inviteret til, og dine personoplysninger og præferencer, i det omfang, at sådanne oplysninger er relevante for at organisere og afholde arrangementerne (eksempelvis dine særlige kostkrav).
• Oplysninger om dig, som du afgiver til os, eller som vi på anden vis indhenter, når du besøger os (eksempelvis når du logger ind eller optages på overvågningskamera, når du besøger os, eller du giver os registreringsnummeret på dit køretøj).

Hvilke oplysninger behandler vi, når du anvender vores hjemmeside?

Oplysninger, som vi indhenter fra dig, når du anvender vores hjemmeside, omfatter:

• tekniske oplysninger, herunder den IP-adresse, der anvendes til at forbinde din computer til internettet, dine login-oplysninger, browsertype og -version, tidszoneindstilling, browser plug-in-typer og -versioner, styresystem og platform; 
• oplysninger om dit besøg, herunder fuldstændige Uniform Resource Locators (URL), clickstream til, gennem og fra vores hjemmeside (herunder dato og tidspunkt), produkter, du kigger på eller søgte efter, svartider, fejl i downloads, besøgsvarighed på visse sider, oplysninger om sideinteraktion (såsom skærmrulning, klik og mouse-overs), metoder til at browse væk fra siden, og eventuelt telefonnummer anvendt til at ringe til vores kundeservice eller vores sociale mediehåndtering til forbindelse til kundeservice.

Cookies

Vores brug af cookies til at behandle personoplysninger er forklaret i vores cookie-politik, som vi venligst beder dig læse.

Hvad bruger vi dine personoplysninger til?

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

• At indgå og opfylde kontrakter indgået med dig eller den person, du arbejder for.
• For at:

1. levere produkter og tjenester til kunder og andre brugere af disse produkter og tjenester;
2. modtage produkter og tjenester fra leverandører;
3. administrere vores forhold til kunder, leverandører og andre brugere af vores produkter og tjenester;

• At reklamere for, markedsføre samt oplyse om vores produkter og tjenester. Det kan være via direkte markedsføring (som f.eks. e-mails) eller telefonopkald.  Det kan omfatte forslag eller anbefalinger til produkter eller tjenester, som kan have interesse for dig eller den person, du arbejder for, og dette vil i så fald være angivet i dine præferencer.
• At administrere hjemmesiden i henhold til vores betingelser og af interne driftshensyn, herunder for det formål at gennemføre fejlfinding og dataanalyser, tests, forskning, statistik og undersøgelser.
• At forbedre vores hjemmeside, således at vi sikrer, at indholdet præsenteres på den mest effektive måde for dig på din computer.
• At sikre vores hjemmeside og øvrige systemer bedst muligt.
• At måle eller forstå effekten af de reklamer, vi viser dig og andre samt at levere relevante reklamer.

Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?

Vi kan dele dine personoplysninger med:

• Ethvert af vores koncernselskaber, hvilket betyder vores datterselskaber, vores moderselskab og dettes datterselskaber. 
• Relevante tredjeparter, herunder:

1. vores forretningspartnere, kunder, leverandører og underleverandører for at opfylde eventuelle kontrakter, vi indgår eller andre transaktioner, som vi foretager i forbindelse med den almindelige forretningsgang, med dig eller den person, du arbejder for;
2. vores revisor, juridiske rådgivere og øvrige professionelle rådgivere og tjenesteudbydere;
3. kreditoplysningsbureauer med det formål at vurdere din kreditværdighed i forbindelse med indgåelsen af en kontrakt med dig eller den person, du arbejder for.

• I forbindelse med oplysninger indhentet via vores hjemmeside:

1. vores annoncører og annonceringsnetværk, som kræver data for at udvælge og sende relevante reklamer til dig og andre. Vi videregiver ikke oplysninger om identificerbare personer til vores annoncører, men vi giver dem sammenlagte oplysninger om vores brugere. Vi kan også anvende sådanne sammenlagte oplysninger til at hjælpe annoncørerne med at nå den type kunder, som de ønsker at rette annonceringen mod. Vi kan anvende de personoplysninger, vi har indsamlet fra dig, til at imødekomme vores annoncørers ønsker ved at vise deres reklamer til målgruppen og i henhold til vores cookie-politik;
2. udbydere af analyser og søgemaskiner (herunder A/B-testværktøjer) som hjælper os med at forbedre og optimere vores hjemmeside i henhold til vores cookie-politik.

Videregivelse af oplysninger i øvrigt

Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjeparter:

• Såfremt vi sælger eller køber en virksomhed eller et aktiv, i hvilken forbindelse vi kan videregive dine personoplysninger til den potentielle sælger eller køber af en sådan virksomhed eller et sådant aktiv, i henhold til betingelserne i denne persondatapolitik.
• Såfremt vi eller i al væsentlighed alle vores aktiver erhverves af en tredjepart, hvorved personoplysninger, som denne enhed har om sine kunder, vil være en del af de overdragne aktiver.
• Såfremt vi er forpligtede til at dele dine personoplysninger for at overholde en lovbestemt pligt, eller for at håndhæve eller anvende vores leveringsbetingelser eller andre aftaler med dig; eller for at beskytte Ricohs, vores kunders og andres rettigheder, ejendom eller sikkerhed. Dette omfatter udvekslingen af oplysninger med andre selskaber og organisationer med det formål at forhindre svindel og nedsætte kreditrisikoen.

Hvad er retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger?

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er følgende:

• I de tilfælde, hvor det er nødvendigt at indhente dit forudgående samtykke til den pågældende behandling for at vi har tilladelse til at gøre det, vil vi indhente og være afhængige af dit samtykke til den pågældende behandling (se nedenfor hvordan du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage ).
• Ellers vil vi behandle dine personoplysninger, hvor behandling heraf er nødvendig:

1. for at gennemføre en kontrakt, som du er part i, eller for på din opfordring at tage skridt forud for indgåelsen af en sådan kontrakt; 
2. for at opfylde en juridisk forpligtelse, som vi er underlagt; eller
3. for at opfylde vores eller en anden persons legitime interesser, forudsat at dette alene sker i tilfælde, hvor sådanne legitime interesser ikke tilsidesættes af dine interesser eller grundlæggende rettigheder og friheder, som kræver persondatabeskyttelse (de fleste tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger i relation til forbindelser vi har med den person, du arbejder for, falder inden for denne kategori).

Hvor behandler vi dine personoplysninger?

De oplysninger, som vi behandler om dig, kan blive overført til eller blive opbevaret i et land uden for det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”), som ikke nødvendigvis er underlagt tilsvarende databeskyttelseslovgivning. Oplysningerne kan ligeledes blive behandlet af medarbejdere uden for EØS, som arbejder for os eller en af vores leverandører. Dette omfatter medarbejdere ansat til blandt andet at behandle ordrer, betalingsoplysninger og yde support. 

I de tilfælde hvor personoplysninger overføres i forbindelse med ydelsen af vores tjenester, vil vi tage de nødvendige forholdsregler for at sikre, at dette sker på forsvarlig og sikker vis, såsom anvendelsen af en anerkendt juridisk mekanisme, som kan omfatte indgåelsen af EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger (se http://ec.europa.eu/justice/dataprotection/internationaltransfers/transfer/index_en.html), og at disse behandles sikkert og i overensstemmelse med denne persondatapolitik.

Alle personoplysninger, der behandles af os, opbevares på sikker vis. Eventuelle betalingstransaktioner krypteres ved anvendelse af passende teknologi. Hvor vi har givet dig (eller du har valgt) et password, som giver dig adgang til bestemte dele af vores hjemmeside eller systemer, har du ansvaret for at hemmeligholde dit password. Du må ikke dele dit password med nogen.

Desværre er overførsel af oplysninger via internettet aldrig fuldstændig sikkert. Selvom vi vil gøre vores bedste for at beskytte dine personoplysninger, kan vi ikke garantere sikkerheden af de oplysninger, der overføres til vores hjemmeside, og enhver overførsel sker på egen risiko. Når vi har modtaget dine oplysninger, vil vi anvende strenge procedurer og sikkerhedsforanstaltninger for at undgå uautoriseret adgang hertil.

Hvor længe behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler alene personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet til hvilket de oprindeligt blev indsamlet, hvorefter de vil blive slettet eller arkiveret, undtagen i det omfang det er nødvendigt for os fortsat at behandle dem af hensyn til overholdelsen af juridiske forpligtelser, som vi er underlagt, eller til andre legitime og lovlige formål.

Hvilke rettigheder har du?

Du har følgende rettigheder i forhold til personoplysninger vedrørende dig, som vi behandler:

• Du kan anmode om adgang til de pågældende personoplysninger (se venligst punktet nedenfor: hvordan får jeg adgang til mine personoplysninger).
• Du kan anmode om at få rettet ukorrekte personoplysninger, som vi behandler.
• Under visse omstændigheder (normalt hvor personoplysningerne er afgivet af dig og ikke længere er nødvendige for os at behandle) kan du være berettiget til at anmode om, at vi sletter de pågældende personoplysninger.
• I de tilfælde, hvor vi behandler personoplysninger vedrørende dig på baggrund af dit forudgående samtykke til en sådan behandling, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage , hvorefter vi stopper den pågældende behandling.
• Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os  eller indgive en formel klage til Datatilsynet.

Hvordan trækker du dit samtykke til behandling tilbage?

Du kan trække dit samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage:

• Ved at sende en e-mail til [cco@ricoh-europe.com]
• Ved at skrive et brev til adressen nedenfor.

Hvordan udnytter du din ret til at få adgang til personoplysningerne?

Du kan udnytte din ret til at få adgang til dine personoplysninger:

• Ved at sende en e-mail til [cco@ricoh-europe.com]
• Ved at skrive et brev til adressen nedenfor.

Vores kontaktdetaljer

Vores kontaktdetaljer er: 

Ricoh Danmark A/S
Delta Park 37
2665 Vallensbæk Strand
Danmark

Kontaktperson: Kristian Møllbach
Telefon: +45 43666934
E-mail: marketing@ricoh.dk

Datatilsynet

Datatilsynet  er tilsynsmyndighed i Danmark, og Datatilsynet kan give yderligere oplysninger om dine rettigheder og forpligtelser i forhold til dine personoplysninger. De håndterer desuden eventuelle klager, som du måtte have i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Ændringer i denne politik

Eventuelle ændringer, som vi måtte foretage i vores persondatapolitik, vil blive lagt op på vores hjemmeside og eventuelt blive sendt pr. e-mail til dig. Vi beder dig venligst regelmæssigt checke, om der er kommet opdateringer til vores persondatapolitik.

Dato for denne politik

Denne politik er senest opdateret den 9. maj 2018