Hvilke processer i dit firma kan digitaliseres?
For mange firmaer med faste strukturer kan digitalisering virke som et lidt abstrakt begreb. Hvad betyder det i praksis, når man digitaliserer processer, frigør gamle ressourcer og skaber nye på samme tid?
Digitalisering er et vigtigt redskab til at optimere virksomhedens processer. Det gør processer mere økonomiske, mere effektive og i sidste ende mere transparente. Når processer er digitaliserede, gør det på mange områder ingen forskel, hvor mange opgaver man har gang i – når først tilgangen er på plads, har man mange muligheder.
Hvilke områder skal digitaliseres først?
Den grundlæggende regel for optimering af digitaliseringsprocesser er, at man skal tage udgangspunkt i kunden. Det betyder ikke, at man først skal tage stilling til de interne processer senere, men der er klare fordele ved at optimere kundekontakten først.
Så snart folk hører, at dit salgsteam er bedre informeret, at de har hurtigere adgang til produkter og tjenester, og at ordrer bliver behandlet hurtigere, giver det ofte dit firma et marketingboost. Det gavner også de daglige forretningsprocesser og virksomhedens image.
Et konkret eksempel på dette er CRM (Customer Relationship Management). Når kunden sender en forespørgsel eller rapporterer om et problem, er man nødt til nøje at gennemgå arkiverne eller i værste tilfælde lade kunden vente på, at man ringer tilbage. Når man har digitaliseret processerne, kan alle de relevante ansatte få adgang til data med det samme. Det gælder også, hvis man går skridtet videre og fx bruger chatbots eller automatiske svar i Facebook Messenger marketing.
Digitalisering af back-end-processer
Det næste, man bør digitalisere, er regnskab, projektledelse og HR. Her kan din virksomhed også spare værdifulde ressourcer og i sidste ende bruge færre timer på at opnå markant bedre resultater. Det betyder fx, at selv små virksomheder let kan tilgå fakturaer gennem regnskabssoftware eller sende fakturaer til deres kunder på en enklere måde. Det fungerer lige let for små og mellemstore virksomheder som for selvstændige.
Uanset om man arbejder inden for et team eller i en hel virksomhed, kan teambaserede værktøjer hjælpe med at fordele opgaver og facilitere kommunikation. Det gør arbejdet lettere for alle dine ansatte – langtrukne mailudvekslinger hører fortiden til.
I øvrigt er teamløsninger for virksomheder ikke kun mulige, når det gælder afdelingsopgaver. Selvorganisering kan nemlig også optimeres og deles (hvis medarbejdere ønsker det). Programmer, der hjælper med at selvorganisere, fungerer som en digital hukommelseshjælp for brugerne, og i modsætning til håndskrevne noter kan man søge efter nøgleord. Derudover kan man også dele digitale noter, hvilket kan være med til at forbedre kommunikationen i et team.
Skalerbare løsninger er særligt vigtige for onlinebutikker, der har brug for at have et overblik over de vigtigste funktioner, og så de er i stand til at styre onlineløsningen med mindst mulig arbejde. Ofte vil dette også fungere, selvom man ikke hoster sin egen hjemmeside.
Det rigtige værktøj til den rigtige opgave
Meget afhænger af de værktøjer, man bruger til at digitalisere processer, så man skal nøje overveje, hvilke værktøjer man får mest ud af. Forskellige virksomheder kan have meget forskellige behov, så det er særdeles vigtigt, at man finder en skræddersyet løsning. Et godt eksempel på dette er software, der er enten delvist eller helt cloud-baseret. Mange mindre virksomheder og start-ups er glade for at arbejde med cloud-løsninger, da det giver frihed, når man skalerer, og fordi man kun betaler for den kapacitet, man har brug for.
Hvis man driver processer gennem cloud-løsninger, har man ofte ikke brug for en separat IT-afdeling. Hvis man på den anden side arbejder med meget følsomme kundedata eller allerede har en erfaren IT-afdeling, er cloud-tjenester måske ikke den rette løsning. Man bør dog fortsat overveje den øgede mobilitet og fleksibilitet, som en cloud-løsning giver. Hjemmekontoret har fået ekstra opmærksomhed i 2020, men håbefulde virksomheder har i flere år arbejdet på at gøre deres processer mere dynamiske og frigøre dem fra computeren på kontoret.
Digitaliseringen giver også mening ift. pris, da digitalisering og effektivitet går hånd i hånd. Digitaliserede processer gør det ikke kun muligt for din virksomhed at spare penge, de er også ofte billige, fordi de er skalerbare. Uanset om man benytter en service- eller licensmodel, har man som lille eller mellemstor virksomhed ofte en fordel, fordi man kun betaler pr. arbejdsstation. Den betyder, at man kan få professionel software til lave priser.
Dine dokumenter bør opbevares digitalt i stedet for i mapper
Når man digitaliserer processer, får man de fordele, der følger med digital forandring
Din virksomhed kan bruge digitaliseringsmulighederne på mange forskellige måder. Kundehåndtering, regnskab og organisering er blot nogle af de veletablerede digitaliseringsområder, man hurtigt kan benytte sig af.
Procesdigitalisering er effektivt, selv for mindre virksomheder, fordi det gør det muligt at agere på samme niveau som konkurrenterne. Skalerbare løsninger bringer din digitalisering op på samme niveau som store internationale virksomheder og giver dig gode vækstforudsætninger. Digitale processer er vigtige, ikke kun så man kan arbejde hurtigere og mere effektivt, men også fordi de er mere kunde- og medarbejdervenlige.
Læs mere om dette emne i vores gratis e-bog ”Digital arbejdsplads på bare 90 dage”. I den viser vi dig præcis, hvordan du kan introducere digitale arbejdsprocesser på dit kontor. Download e-bogen nu >