Evnen til at rumme både fysisk og virtuelt samarbejde er forventet på arbejdsmarkedet i dag. Selv grundlæggende ting – som at sikre, at medarbejderne kan reservere eller annullere et skrivebord i sidste øjeblik, registrere parkeringspladser på en app og finde rundt i bygningen – kan blive unødvendige forhindringer, der afholder medarbejdere fra at vende tilbage til kontoret, hvis de er for komplekse, utilgængelige eller ikke har implementeret principper, der sikrer en god brugeroplevelse.
For at sige det helt enkelt, den rigtige teknologi skal være på plads, så medarbejderne hurtigt og effektivt kan udføre deres arbejde, uanset hvor de måtte være. Teknologien skal ligeledes være tilgængelig og tilpasset alle arbejdsformer, så det at arbejde hjemmefra ikke er til ulempe for dem på kontoret.
Endvidere skal virksomheder vige tilbage fra digitalisering, hvis det blot er for 'digitaliseringens skyld'. Hvis en proces er ineffektiv, vil den stadig være det, selv om den bliver digitaliseret. Det primære mål børe altid have fokus på at sikre, at forbedringer er centreret om medarbejderen. Hvis man skal bruge én app til at reservere et skrivebord, en anden til at reservere et lokale og en tredje til at registrere en gæst, bliver det hurtigt en kilde til frustration for medarbejderne.
I stedet skal IT-chefer finde løsninger, der giver en problemfri oplevelse af arbejdspladsen, og som samtidigt sætter agilitet i højsædet. For eksempel kan en samlet platform til forbedring af arbejdspladsen såsom RICOH Spaces give medarbejderne et komplet sæt værktøjer, der understøtter administration af skriveborde og gæster samt lokalereservation og serviceanmodninger i én enkel app. Disse teknologier gør, at medarbejderne har arbejdspladsen lige ved hånden - og det gør det nemt at vende tilbage til kontoret.
