Hjem
Insights
Blogs
Dokumentstyring – On-Premises eller Cloud?

Dokumentstyring – On-Premises eller Cloud?

image

Software as a Service i skyen: fleksibel dokumentstyring med minimalt besvær

Igennem lang tid har on-premises softwareløsninger været dominerede. Som organisation købte man licenser til de respektive programmer og installerede dem lokalt på computere eller virksomhedens servere. 
 
I dag er Software as a Service (SaaS) ved at erstatte denne model. Softwaren forbliver på udbyderens servere, og brugerne tilgår systemet via skyen. Denne udvikling er baseret på nogle af fordelene ved skyen, som man især kan drage fordel af inden for ​​dokumentstyring. De vigtigste fordele er:​ 
  1. Besparelser og lavere omkostningsrisici​
  2. Mindre it-besvær​
  3. Adgang til data uafhængigt af placering​
  4. Effektivitet og datasikkerhed​ 
 
Lad os se nærmere på, hvordan en virksomhed kan drage fordel af disse:​

1. Besparelser og lavere omkostningsrisici med SaaS-løsninger

  • med on-premises erhverver man retten til at bruge software til en engangspris – anskaffelsesomkostningerne er høje, og investeringsrisikoen er tilsvarende høj. Med DMS i skyen minimerer man denne risiko. Den pågældende udbyder stiller dokumentstyringssystemet (DMS) til rådighed for jer på sine servere, hvilket I betaler en gennemskuelig, månedlig pris for. Organisationens muligheder forbliver fleksible, da man kan skifte til enhver tid (med forbehold for opsigelsesperioden). Denne SaaS-model har også en positiv effekt i regnskabet: Man undgår enorme engangsudgifter, så likviditeten og egenkapitalen forbliver høj.​ 
  • pris med alt inkluderet med cloud-løsningen: Tjenesteydelser som support, vedligeholdelse og opdateringer er med i den månedlige pris og øger jeres planlægningssikkerhed. Desuden er udbyderen ansvarlig for den tekniske funktionalitet og bærer de relaterede økonomiske risici. Som kunde behøver man ikke at bekymre sig om uforudsete ekstraomkostninger.

2. Mindre it-besvær med cloud-tjenester

Med on-premises-løsninger står virksomhederne over for en betydelig it-indsats. Interne it-specialister skal tilpasse softwaren til individuelle krav, udføre vedligeholdelsesarbejde og sørge for sikkerheden på virksomhedens servere. Med SaaS outsources disse opgaver. 
 
Det giver jer mulighed for at fokusere fuldt ud på jeres kernevirksomhed. Byrden på jeres it-afdeling bliver betydeligt mindre.
Location-independent access to data

3. Adgang til data uafhængigt af placering

Trenden med fleksibelt arbejde er fortsat, efter at pandemien er afblæst: Mange organisationer og medarbejdere har erkendt fordelene ved fjernarbejde. Digital dokumentstyring i skyen er en central forudsætning for, at det kan lade sig gøre. 
 
Hvor man med on-premises-løsninger er bundet til infrastrukturen i organisationens hovedkontor, kan man med skyen få adgang til data og dokumenter hvor som helst fra. Det kræver bare, at man identificerer sig med en adgangskode, et fingeraftryk eller en anden sikkerhedsmekanisme. 
 
Medarbejderne i virksomheden kan nemt udføre deres opgaver med cloud-løsninger. Det samme gælder for ansatte og freelancere, der f.eks. arbejder i toget eller til et eksternt møde.

4. Omfattende digitalisering giver bedre effektivitet

For mange virksomheder er digital dokumentstyring det første skridt mod en mere omfattende digitalisering. Med et holistisk DMS bliver alle driftsprocesser mere effektive. Automatiseringen af mange arbejdstrin fjerner den administrative byrde fra de forskellige teams. 
 
Desuden sikrer den gennemskuelige arkivering af filerne i skyen, at de hurtigt kan findes frem. Der er ikke længere behov for et stort arkiv på hovedkontoret – den plads kan bruges til andre ting!
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us