På vej mod en fuldt digital måde at arbejde på vælger mange organisationer i første omgang at reducere problemerne i forbindelse med at søge efter oplysninger. Det indebærer, at opbevaring af fysiske dokumenter suppleres med eller erstattes af en dokumentscanner. F.eks. bliver kvitteringer scannet og kan opbevaret digitalt i ti år, selv efter det termiske papir for længst er falmet. 

Visse standarder for funktionalitet, effektivitet og juridisk sikkerhed skal opfyldes afhængigt af jeres hjemsted og branche. I skal også sikre jer, at I ikke blot kan digitalisere dokumenterne ved hjælp af scanning, men også indeksere dem, så de kan lokaliseres og hentes igen. Det indebærer digitalisering af hver eneste linje af teksten, så de rigtige oplysninger er tilgængelige via en søgning på få sekunder. 

Løsningen kan findes i dokumentstyringssystemer (DMS – document management system). Med disse er det muligt at arkivere al jeres information digitalt. De kan desuden bruges til at scanne indgående dokumenter, fakturaer eller følgesedler, så I har alle relevante filer ét digitalt sted og kan flytte jeres arkivering til skyen eller egne servere. 

Resultatet er et forbedret workflow, fordi jeres autoriserede medarbejdere har adgang til alle relevante data, uanset hvor de befinder sig eller hvilken enhed, de bruger. Desuden kan I lettere beskytte kritiske dokumenter mod uautoriseret adgang, idet digital adgang kan knyttes til bestemte adgangskoder, ID'er og IP-adresser. Med VPN-systemer er adgang til filer på farten eller fra hjemmekontoret lige så sikker som på selve arbejdspladsen. 

Endelig er det muligt at sikre den juridiske gyldighed af kontrakter i jeres DMS med en elektronisk signatur.