Hjem
Insights
Blogs
Derfor har I brug for en professionel dokumenthåndteringsløsning

Derfor har I brug for en professionel dokumenthåndteringsløsning

image

Effektiv dokumentstyring er afgørende i dagens erhvervsliv

Opbevaring af fysiske dokumenter kan koste en virksomhed op til 125 kr. pr. dokument. Og denne omkostning bliver ikke mindre, efterhånden som prisen på kontorlokaler fortsætter med at stige. Derfor er effektiv dokumenthåndtering i dagens virksomheder af afgørende betydning. Uden den er jeres virksomhed potentielt udsat for en lang række problemer, lige fra høje omkostninger til sikkerhedsrisici.
 
I denne artikel gennemgår vi, hvorfor en dokumentstyringsløsning kan være særligt vigtig for jeres virksomhed.
image

Fysisk dokumentation er usikker og kan underminere forretningseffektiviteten

I denne meget digitale tidsalder kan det virke overraskende, at mange virksomheder stadig er meget afhængige af fysisk dokumentation i deres daglige aktiviteter. Nyere undersøgelser har vist, at op til 95% af virksomhedsinformationer registreres på papirbaseret dokumentation. Det giver anledning til nogle store udfordringer. 
 
Hvordan kan alle disse papirbaserede dokumenter opbevares på en sikker måde? Er der mulighed for sikker opbevaring på stedet, eller er det nødvendigt at tilkøbe dyr arkivering i et specialiseret anlæg? 
 
Dertil kommer problemet med at få adgang til, hente og dele fysiske dokumenter. Det tager tid at hente dokumenter fra sikre opbevaringssteder, og det medfører yderligere omkostninger. Der er også risikoen for svind: op til 7,5% af alle papirdokumenter går tabt. 
 
Mistede dokumenter har betydelige konsekvenser. Ikke alene skal de reproduceres, hvilket kræver mere tid og flere ressourcer, men der er også et spørgsmål om sikkerhed. Omkring 40% af alle databrud er papirbaserede. Disse brud falder generelt ind under følgende kategorier: 
  • Tab eller tyveri af papirer (14%)
  • Dokumenter sendt eller faxet til den forkerte modtager (19%)
  • Data efterladt på et usikkert sted (4%)
  • Usikker bortskaffelse af papirer (3%) 
 
Samarbejde, fjernarbejde og arbejde på farten begrænses også i høj grad af fysiske dokumenter. Den manglende evne til at dele data digitalt underminerer virksomhedens effektivitet og levering af ydelser, hvilket resulterer i dårlige forretningsresultater og lavere indtægter.
An Effective Document Management Software is the key

Effektivt dokumentstyringssoftware er afgørende

Heldigvis er det ikke alle virksomheder, der sidder fast i en verden baseret på fysisk papir. Mange producerer nu regelmæssigt digitale dokumenter, hvilket resulterer i bedre samarbejde og deling samt lavere opbevaringsomkostninger. Men selv om disse virksomheder anerkender værdien af at være digitale, undervurderer mange stadig udfordringerne og truslerne ved dårlig dokumentstyringssoftware. En stor procentdel af dagens virksomheder er afhængige af interne servere eller udbredte Shadow Storage-tjenester som Google Drive eller Microsoft OneDrive. På overfladen ser disse løsninger ud til at være en robust og effektiv løsning. Men graver man lidt dybere, opdager man hurtigt problemer. Det er nødvendigt, at brugerne konsekvent gemmer dokumenter på et godkendt placering, uanset om det er en lokal server i virksomheden eller et "godkendt" skyggelager. Medarbejderne kan nemt komme til at gemme filer lokalt på harddiske eller på et uautoriseret skyggelager, hvor de er utilgængelige for andre. I disse situationer kan medarbejdernes produktivitet blive påvirket med helt op til 21%, og de bruger i gennemsnit 18 minutter på at søge efter et dokument, der er blevet gemt på et "ikke-godkendt" sted eller er dårligt indekseret. Undersøgelser har vist, at næsten 4 ud af 5 medarbejdere har oplevet at skulle genskabe eksisterende dokumenter, fordi de ikke kan finde dem i virksomhedens netværk.

En anden udfordring er versionskontrol og muligheden for at arbejde mobilt med dokumenter

Uden professionel software til dokumentstyring er versionskontrol op til de enkelte brugere. Dette kan uundgåeligt føre til, at dokumenter bliver overskrevet og data går tabt, hvilket igen hæmmer produktiviteten og leveringen af ydelser. Helt op til 83% af ansatte oplever problemer med versionering. 
 
Et effektivt samarbejde kræver, at hver deltager arbejder på det mest opdaterede dokument. Men hvis man ikke har dokumentsoftware til at gemme hvert dokument i realtid, er der en god chance for, at man i stedet bruger en forældet version. Med versionskontrol i et dokumentstyringssystem kan alle se, hvem der har foretaget hvilke ændringer og hvornår, og alle ændringer vil blive foretaget øjeblikkeligt for alle brugere. 
 
81% af medarbejderne har gjort opmærksom på behovet for mobil adgang til virksomhedens dokumenter. Det er forventeligt med moderne arbejdspraksis. Selv om digitalisering af dokumenter kan være med til at lette situationen, giver det ikke brugerne de samme fordele som en professionel dokumentstyringsløsning. 
 
Hvis medarbejderne skal have mulighed for at se, redigere og underskrive dokumenter på farten, er der brug for de mere avancerede funktioner, som en professionel dokumentløsning tilbyder. I øjeblikket kan 74% ikke underskrive dokumenter elektronisk ved hjælp af en mobil enhed. Ved at integrere e-signaturer i jeres arbejdsgange kan I nedbringe dokumenternes håndteringstid med op til 80%, fordi brugerne kan gennemgå og underskrive dem med det samme på et tidspunkt og sted, der passer dem.

For at opsummere hvorfor jeres virksomhed bør vælge en dokumentstyringsløsning?

Hen over fem års investering i et professionelt dokumentstyringssystem er resultatet en ROI på 404% og beskyttelse af virksomheden mod tab af dokumenter og datatyveri. (IDC)

To sum up why your business should move to document management solution?

OVER FIVE YEARS OF INVESTMENT IN A PROFESSIONAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM RESULTS IN A 404% ROI AND SAFEGUARDS YOUR BUSINESS FROM THE RISK OF DOCUMENT LOSS AND DATA THEFT. (IDC)
To sum up why your business

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us