Hjem
Insights
Blogs
De 3 vigtigste fordele ved digitaliseret dokumentstyring for økonomiafdelingen

De 3 vigtigste fordele ved digitaliseret dokumentstyring for økonomiafdelingen

image

Dokumentstyring til økonomiafdelinger

Økonomiafdelinger håndterer en stor mængde kritisk vigtig information. Desuden er økonomi- og bogholderiprocesserne centrale for virksomhedens kontinuitet. Fakturaer, følgesedler, udgiftsbilag ... disse store mængder data er ofte i papirformat og tager tid at behandle, indeksere og gemme. ​ 
 
Når budgetter og ressourcer er begrænsede, hvordan kan jeres økonomiafdeling så håndtere og dele information på den mest effektive og produktive måde?​ Her forklarer vi de 3 grundlæggende måder, hvorpå dokumentstyringssoftware (DMS) kan styrke økonomiafdelingens aktiviteter.​

1. Hurtig lagring og genfinding af information​

Mange samarbejdsopgaver kræver behandling af store mængder information i flere forskellige dokumenter og formater. Implementeringen af et DMS vil forbedre effektiviteten af informationshåndteringen og få en betydelig effekt på teamets resultater.​ 
 
Et eksempel. Lad os sige, at jeres økonomiafdeling behandler 100 fakturaer om dagen, som opbevares i et fysisk arkiveringssystem. Derudover skal de også hente 10 allerede arkiverede fakturaer frem. Hvis denne proces udføres manuelt, går der ca. 6 timer om dagen tabt. ​ 
 
I modsætning hertil kan et DMS reducere den tid, I bruger på at gemme eller hente et dokument, til ca. 30 sekunder hver gang. Det svarer til en besparelse på 100 timers administration om måneden for teamet!

2. Hurtigere håndtering af følgesedler

Når I leverer noget til en kunde, beder fragtmanden om en underskrift på følgesedlen. Disse følgesedler sendes til økonomiafdelingen på daglig eller ugentlig basis. Derefter skal afdelingen gennemgå følgesedlerne, finde den korrekte kontrakt eller indkøbsordre til sammenligning og verifikation, oprette fakturaen og sende den og endelig samle alle dokumenterne sammen til arkivering.​ 
 
Et DMS forenkler denne proces drastisk. Lad os tage et praktisk tilfælde, hvor håndteringen af 20 følgesedler om dagen kræver 8 timers manuelt arbejde om ugen fra levering til underskrift, afsendelse til økonomiafdelingen, kontrol, afsendelse af fakturaer og arkivering. Hvis man bruger et DMS, kan man spare ca. 30 timer om måneden. ​ 
 
Ved at kombinere DMS'et med brugen af en mobil enhed som f.eks. en tablet kan medarbejderen desuden scanne eller registrere følgesedlerne og sende dem til hovedkontoret efter hver levering. På denne måde kan faktureringen ske endnu hurtigere.

3. Hurtigt svar på henvendelser

Ca. 10% af de fakturaer, der behandles, kræver opfølgning. Med et papirsystem kan man let bruge 15-20 minutter på at besvare en enkelt forespørgsel. Måske ringer en leverandør for at sige, at de har betalt det forkerte beløb, eller en kunde vil vide, hvorfor der ikke er rabat på deres regning.​ 
 
Når dette sker i en manuel proces, skal medarbejderen lede efter fakturaen i det fysiske arkiv, finde den og gennemgå den. Derefter skal leverandøren eller kunden kontaktes for at få afklaret problemet og til sidst skal fakturaen sendes igen.​ 
 
Hvis denne proces er automatiseret, kan dokumenthentningen reduceres til få sekunder, og medarbejderne kan løse problemerne på et minut eller to uden at lægge røret på. Det kan give en besparelse på ca. 60 timers arbejde om måneden, hvilket hurtigt giver en betydelig ROI for organisationen. Desuden giver den forbedrede kundeoplevelse både øget tilfredshed og fastholdelse af kunderne.

Styring af forretningsprocesser

Vi leverer teknologi, ekspertise og support til at strømline og forenkle processer på tværs af din organisation. På den måde kan du optimere dine forretningsprocesser, så dine medarbejdere kan yde mere.
Læs mere
Discover our Business Process Management Solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us