Hjem
Insights
Blogs
trin til at arkivere og genfinde dokumenter

7 trin til at arkivere og genfinde dokumenter

image

Digitalisering betyder ikke, at man automatisk får fordelene ved klar og entydig arkivering i fremtiden.

På mange arbejdspladser hæmmer besværlige eller kaotiske arkivsystemer effektiviteten. Arkivering i papirform har vist sig at være særligt ineffektivt. Når man arkiverer et dokument, tager denne manuelle handling unødigt lang tid. Og hvis man vil finde dokumenterne igen, spildes der ofte yderligere tid. Der er derfor meget, der taler for en omfattende digitalisering af organisationens dokumentopbevaring, hvilket også giver besparelser på papir, printere og arkiveringsmateriel. 
 
Men pas på: Digitalisering er ikke automatisk ensbetydende med, at man fremover vil nyde godt af gennemskuelig arkivering. Hvis arkiveringen af dokumenter sker usystematisk, bliver der rod på computeren eller i skyen. I så fald vil I også få problemer med at genfinde dokumenter digitalt. 
 
Overvej følgende trin for at få succes med at digitalisere jeres dokumentstyring og arkivering.

1. Find en passende mappestruktur, før I digitaliserer

Det anbefales altid at anvende en struktureret tilgang ved implementering af et nyt digitalt dokumentarkiveringssystem. F.eks. begår nogle den fejl at scanne dokumenter, mens motivationen er høj, og samle dem på skrivebordet. Derefter skal man sortere dem i et sekundært trin, hvilket er tidskrævende. 
 
Det er bedre at skabe en brugervenlig mappestruktur, før man arkiverer det første dokument. 
 
Hvilke mapper og mappenavne passer til jeres formål? Hvilke mapper er egnede til det første niveau? Hvilket mappesystem ønsker I at implementere i undermapperne? Det er tidsinvesteringen værd at overveje dette grundigt. Efterfølgende omstrukturering indebærer en betydelig indsats.

2. Vælg et bestemt mappesystem

Der findes forskellige principper for arkiveringssystemer, man kan bruge. Det er vigtigt at undgå disse fejltagelser: 
  • Den værste mulighed er at gemme alle dokumenterne på Skrivebordet. Så mister man hurtigt overblikket.
  • Begræns også antallet af mapper. Med for mange mapper ved man ikke længere, hvor dokumenterne er placeret.
  • Ligeledes skal antallet af niveauer begrænses. I bedste fald kan man åbne en fil med maksimalt tre klik.
  • Giv mapperne på alle niveauer præcise navne.

3. Fyld det nye arkiveringssystem med filer

Nu kan dokumenterne kopieres over i de enkelte mapper eller gemmes der. Det er bedst at starte med alle de dokumenter, der allerede foreligger i digital form. Kopier alle filer på computeren, på eventuelle eksterne harddiske og på mobile enheder over i det fremtidige digitale arkiveringssystem. Ligger der vedhæftede dokumenter i e-mailindbakker, som endnu ikke er gemt systematisk? Tilføj også disse til filsystemet. 
 
Først derefter bør man se på dokumenterne i papirform. Scan disse dokumenter en mappe ad gangen. Begynd f.eks. med fakturaer og gå derefter videre til andre dokumenttyper.

4. Maksimal effektivitet med omfattende digitalisering af dokumenter

Arkiver alle nye dokumenter direkte i digital form – så er de nemme at finde igen senere 
 
Hvis I beslutter at bruge digital dokumentstyring, bør I gradvist afskaffe de fysiske dokumenter helt. Det er uundgåeligt, at I fortsat vil modtage enkelte fakturaer og andre dokumenter på papir. Kvitteringer for detailkøb er et eksempel. Digitalisér dem straks. Der kan bruges forskellige softwareprogrammer til dette, og gode regnskabsprogrammer bør kunne digitalisere kasseboner. 
 
En yderligere fordel er, at et sådant regnskabsprogram automatisk indfører dataene i regnskabssystemet.

5. Tænk på pålidelig beskyttelse af jeres data

Med digitaliset dokumentarkivering øger I jeres effektivitet og reducerer omkostningerne. Vær dog opmærksom på, at der er behov for omfattende beskyttelse af disse filer. Datatab kan have alvorlige konsekvenser for organisationen, men dette kan forhindres med regelmæssig sikkerhedskopiering. 
 
En anden fare er hacking, hvor der skal effektive beskyttelsesforanstaltninger til for at sikre mod adgang for uautoriserede tredjeparter.

6. Organisering og administration af adgangsrettigheder til mapper

Adgangsrettighederne bør være klare og gennemskuelige. Der bør kun gives adgang, hvis medarbejderne har brug for det i deres arbejde. Ellers er der risiko for datalækager og overtrædelser af databeskyttelsen.

7. Gør brug af supporten fra professionelle udbydere af dokumentstyring

Digitalisering af dokumentarkivering er en kompleks proces, som det fremgår af denne vejledning. Men I er ikke alene: Lad specialisterne hjælpe. Udbydere som Ricoh tilbyder softwareløsninger af høj kvalitet til digital dokumentopbevaring og støtter aktivt jeres digitalisering med deres ekspertise.

Kontakt os

Tal med en Ricoh-ekspert

Få mere at vide om, hvordan vi har hjulpet virksomheder i alle størrelser og fra forskellige brancher med at overvinde deres udfordringer.

Kontakt os