Hjem
Insights
Blogs
trin til at introducere et dokumentstyringssystem

10 trin til at introducere et dokumentstyringssystem

image

Mange organisationer har i dag en blanding af papirbaserede og digitale processer.

Applikationer, der er anskaffet for at opfylde et behov på et bestemt tidspunkt, har måske fungeret som forventet. Men i takt med at organisationens kompleksitet vokser, er der stor sandsynlighed for, at de nuværende processer ikke længere er egnede til formålet. 
 
Tag f.eks. dokumentstyring. Dette vil sandsynligvis blive håndteret af en digital løsning kombineret med fysisk opbevaring eller i det mindste med en vis manuel indsats fra personalets side for at sikre, at oplysningerne indekseres korrekt. Denne tilgang fungerer sikker udmærket, men det er måske på tide at overveje en mere helhedsorienteret løsning, der gør arbejdsgangene mere effektive, sparer omkostninger og giver medarbejderne mulighed for at fokusere på deres arbejde i stedet for at lede efter information. Det kan være en udfordring at implementere et dokumentstyringssystem (DMS), men med en systematisk tilgang kan I undgå problemer.

1. Involvér alle afdelinger

Indførslen af et dokumentstyringssystem er et komplekst og omfattende projekt, der ændrer medarbejdernes arbejdsrutiner. Husk holdånden fra første færd og få alle medarbejdere og afdelinger involveret. Udnyt deres viden, erfaring og ekspertise.

2. Omfattende beskrivelse af den nuværende situation

En detaljeret analyse af den aktuelle situation er grundlaget for velfunderet projektplanlægning: 
  • Hvilke dokumenter arbejder I med i jeres organisation?
  • Hvordan bliver de pt. behandlet, indekseret og arkiveret?
  • Hvad er bevæggrundene for at tage et nyt system i brug? 
Skriv alle punkterne op i detaljer og lav en checkliste.

3. Udvikling af målsætninger

En analyse af eksisterende forhold er basis for at definere detaljerede mål, der skal passe med, hvad I ønsker at opnå. Gør det klart, hvilke typer dokumenter I ønsker at digitalisere, og hvordan I vil organisere informationsflowet i virksomheden. 
 
Et andet vigtigt spørgsmål er, hvilke afdelinger og personer der skal have adgang til dokumenterne. Overvej kriterier som arbejdseffektivitet, databeskyttelse og informationssikkerhed. Det er også vigtigt at definere prioriteter. 

4. Udvælgelse af veletablerede it-specialister som samarbejdspartnere

For de fleste organisationer kan det anbefales at få en pakkeløsning fra it-leverandøren med alt fra planlægning til installation og support. 
 
I skal kunne regne med en problemfri proces og nem håndtering af dokumentstyringssoftwaren. Brug en it-leverandør, der har den nødvendige erfaring og kan garantere intensiv support på projektet.

5. Tilrettelæggelse og gennemførsel af medarbejderuddannelse

Oplæring i den nye software sikrer, at medarbejderne kan få en god start. Det vil en god partner hjælpe jer med, så den bedste praksis bliver implementeret. 
 
Når I planlægger de enkelte skridt hen imod indførelsen af digital dokumentstyring, skal I huske den nødvendige opkvalificering af medarbejderne. Ideelt skal medarbejderne kunne bruge softwaren med det samme, så I kan få høste fordelene hurtigt. 
 
Invester i uddannelse og workshops af høj kvalitet. Jeres it-leverandør bør tilbyde kurser med praktisk oplæring.

6. Implementeringen: Indførelse af DMS-softwaren

I har styr på de forberedende trin til indførelsen, og nu kommer det store øjeblik: IT-specialisterne udruller softwaren, og jeres medarbejdere kan nu bruge de digitale applikationer. Med tidligere gennemført oplæring bør de være i stand til at forstå og betjene de nødvendige funktioner. 
 
Ikke desto mindre vil der opstå spørgsmål og problemer. Det er normalt i forbindelse med en så omfattende omstilling. Her vil den rette digitale partner kunne hjælpe med jeres projektstyring . Hurtig support er især vigtig ved mindre problemer.

7. Tæt support til implementeringen af DMS'et

Digitalisering af jeres dokumenthåndtering er normalt en mellemlang til langvarig proces. Nogle gange er det først i praksis, at yderligere behov for optimering står klart. 
 
Sørg for systematisk indsamling af erfaringer fra afdelinger og medarbejdere.

8. Gennemførelse af evalueringsworkshops

Evalueringsworkshops, hvor I kan få målrettet feedback fra medarbejderne, er et værdifuldt bidrag til systematisk projektsupport. Der er mange ting, der kan falde gennem sprækkerne i hverdagen. F.eks. kan der opstå et problem, eller nogen har et forslag til forbedringer, men det bliver ikke sendt videre. Med evalueringsworkshops kan I opfange og behandle jeres teams praktiske erfaringer.

9. Implementer de nye digitale processer gradvist

Mange organisationer beslutter sig for en trinvis digitalisering af deres dokumentstyring for at få en klar implementering over en længere periode og bedre kontrol. Tilrettelæggelsen af kurser og andre opgaver bliver en fast komponent over flere måneder eller år. Derfor er det vigtigt at planlægge fremad.

10. Permanent projektstyring: kontrol og justering

Digitaliseringen af jeres dokumentstyring skal forstås som et langsigtet projekt. De tekniske muligheder kan ændre sig, ligesom jeres individuelle behov. Derfor bør I løbende holde jer for øje, om jeres nuværende DMS svarer til organisationens behov.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh kan hjælpe jer med at indføre dokumentstyring

En systematisk og koordineret tilgang til indførelsen af et nyt DMS og en ny proces er afgørende for projektets succes på længere sigt. Det er vigtigt at sikre, at I arbejder sammen med en digital partner, der kan støtte jer gennem alle faser af implementeringen, og som kan tilbyde oplæring og løbende støtte til at forankre den nødvendige adfærdsændring i organisationen.
Se mere om vores procesautomatiseringsløsninger
Process automation solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us