Faktureringstjenester

Ricohs faktureringstjenester hjælper jer med at strømline regnskabsprocesserne ved at introducere effektive, sporbare rutiner på tværs af organisationen.

Vores tjeneste kan hjælpe jer med at:

• Reducere energi-, papir- og forsendelsesudgifter ved at skifte fra papirbaseret til elektronisk fakturering
• Spare tid ved at strømline manuelle arbejdsgange og optimere behandlingshastigheden
• Øge produktiviteten, da medarbejdere får mere tid til at fokusere på andre forretningsområder
• Forbedre likviditetsstyringen med et klart overblik over modtagne og betalte regninger
• Nå de miljømæssige mål ved at skifte til papirløs fakturering
• Forbedre dokumentsikkerheden ved at reducere risici forbundet med fysisk transport og opbevaring

Debitorhåndtering

Denne tjeneste omfatter:

• Levering af udgående fakturaer gennem digitale eller trykte kanaler
• Migrering fra papirbaseret til digital fakturering i et tempo, der passer kunderne
• Automatisk formatering, sortering og levering af fakturaer i det foretrukne format

Kreditorhåndtering

Denne tjeneste omfatter:

• Indsamling af alle indgående fakturaer fra forskellige kanaler, fra papir og e-mail til elektroniske filoverførsler
• Konvertering af alle e-mails til digitalt format og levering til Enterprise Resource Planning (ERP)-programmet som en e-faktura
  

Ricohs løsning har forbedret effektiviteten med 63 %

Ricohs løsning til digital behandling af fakturaer har hjulpet et forsyningsværk med kontrollere deres internationale forsyningskæde. Det automatiserede system har strømlinet validering og godkendelse af fakturaer og nedsat den påkrævede tid til behandling af leverandørfakturaer.

De manuelle processer, der blev brugt til håndtering af leverandørfakturaer, var ineffektive og tidskrævende. Virksomheden havde brug for en mere effektiv løsning, som kunne automatisere processerne, strømline godkendelsesprocedurer og sikre, at fakturaer blev betalt rettidigt uden at skulle håndtere papirdokumenter.

Med en grundig forståelse af kundens forretningsmæssige behov og krav fik Ricoh omstruktureret proceduren. Vi indførte en intelligent digitalløsning til automatisering af godkendelsesproceduren for fakturaer, som kunne integreres i virksomhedens eksisterende systemer og levere nøjagtige data i realtid.

Faktureringstjeneste sparer sportstøjfabrikant 3 mio. euro om året

Ricohs kunde, en kendt sportstøjfabrikant, brugte 4 mio. euro om året på at sende udskrevne fakturaer og kontoudtog.

Faktureringen blev håndteret af virksomhedens centrale regnskabsafdeling, hvor fakturaer hver dag blev udskrevet, lagt i kuverter, sorteret efter land og ekspederet. Andre transaktionsdokumenter, fx kontoudtog og ordrebekræftelser, blev udført månedligt.

Virksomheden indså, at de eksisterende processer var ineffektive og i høj grad afhængige af manuel behandling. De bad derfor Ricoh om at løse opgaven med en tjeneste, der kunne strømline administrationen og nedsætte omkostningerne.

Sportstøjfabrikanten har nu outsourcet faktureringen til Ricoh. Transaktionsdata, der genereres ved hjælp af virksomhedens ordrehåndteringssystem, behandles nu af Ricoh og bruges til at oprette elektroniske fakturaer. Afhængigt af slutkundens præferencer bliver fakturaerne enten uploadet til en webportal, hvor de er tilgængelige online, eller udskrevet og sendt med posten som tidligere.

Selskabet arbejder nu på at overflytte 80 % af kunderne til elektronisk fakturering. Denne ændring giver besparelser på 3 mio. euro om året og vil sikre, at de interne processer er i tråd med selskabets miljøpolitik.