Tjekliste - Hvor digital er din virksomhed?
Mange små og mellemstore virksomheder har i øjeblikket den udfordring, at de har brug for digitale løsninger, men digitaliseringen i deres egen virksomhed endnu ikke er nået langt nok. I stedet for bare at prøve forskellige løsninger og tilgange bør virksomheder planlægge deres digitalisering ordentligt. De ønskede mål kan kun nås, når tingene er tænkt ordentligt igennem og professionelt planlagt og implementeret.
1. Har din virksomhed allerede en digital strategi?
Mangel på digitalisering fører blandt andet til langsommere processer, usikre beslutningsgrundlag og dermed økonomiske problemer. Derfor forsøger mange virksomheder at sætte fart på digitaliseringen. Ofte mislykkes de dog med implementeringen.
Det sker, fordi man skal finde et match mellem virksomheden, processerne og ofte også branchen. Uden en digital strategi der også tager højde for fremtidige behov, er det svært at gøre digitaliseringen til en succes.
Derfor er det vigtigt at finde den rette hjælp. En hjælp der kan være med til at understøtte udviklingen af en strategi og samtidig være med til at lave en god implementeringsplan. Der er nemlig mange ting at tage stilling til, når man planlægger.
2. Er der en implementeringsplan for din digitale strategi?
Det kræver erfaring og specialistviden at planlægge en god digital strategi. Der findes nemlig ikke en generel strategi, man bare kan benytte til enhver virksomhed. Tværtimod er det yderst vigtigt, at den digitale strategi bliver udviklet til individuelle behov.
Det betyder, at man først skal have et overblik over den nuværende status quo, så man kan forstå de procedurer og processer, der findes i en virksomhed og i samspil med forretningspartnere og leverandører. En digital strategi skal jo ikke kun fungere ift. interne processer, men også ift. udvekslinger med eksterne parter hvis det er muligt.
Sagt på en anden måde: Hvad er idéen med at vælge software, der dækker alle de interne behov, men som ikke har et interface, der er kompatibelt med leverandørerne, og som derfor ikke forbedrer de eksterne processer?
3. Opbevares dine dokumenter stadig i mapper, eller er de allerede digitale?
Hvis du vil implementere en digital strategi korrekt, skal du starte med de centrale punkter. Det drejer sig bl.a. om håndtering af dokumenter. Med de rigtige værktøjer er der et enormt potentiale for forbedring, særligt når det kommer til dokumenter og administration.
Dine dokumenter skal opbevares digitalt i stedet for i mapper
Moderne dokumenthåndtering er med til at forhindre, at viden bliver opbygget og bevaret i opdelte afdelinger. I stedet bliver al relevant information tilgængelig i virksomheden. Det betyder dog også, at den relevante information er nødt til at blive samlet i dokument- og informationshåndteringssystemet.
Derfor er det særlig vigtigt, at man også tager højde for dette fra start, så alle andre digitaliseringsområder kan tilpasses en given løsning. Dokumenthåndtering er på sin vis rygraden i en virksomheds digitalisering, mens alle andre programmer og løsninger repræsenterer kropsdele, der er forbundet med rygraden.
4. Er det muligt at få målrettet adgang til alle relevante dokumenter?
Men hvorfor er det så vigtigt med dokumenthåndtering? Forretningsbeslutninger skal ofte tages hurtigt, og det betyder, at beslutningstagerne har brug for hurtig adgang til information. Det nytter ikke noget, at man skal kæmpe sig igennem bunkevis af mapper. Det er heller ikke optimalt at få sine ansatte til at finde informationen, da de så ikke kan bruge tiden på det, de er ansat til.
Hvis den digitale strategi fra begyndelsen bygger på ordentlig dokumenthåndtering, kan man let finde e-mails, filer, noter og andre relevante data. Her kan man nemlig let søge på tags, datoer, navne eller andet indhold og få det optimale ud af systemet.
Uanset om det drejer sig om kundeinformation, salgs- eller produktionstal er al data i en digitaliseret virksomhed tilgængeligt hurtigt. Det betyder bl.a., at forretningsbeslutninger kan tages på baggrund af en database, der opdateres hver dag. Det gør virksomheden mere agil og giver et solidt forspring ift. konkurrenterne.
5. Er du allerede ved at implementere din digitale strategi optimalt?
Der er ofte langt fra planlægning til implementering. Specielt hvis en virksomhed kun sjældent har arbejdet med digitalisering og de fordele, det medfører.
Man er nødt til at lære, hvordan en digital strategi implementeres på den rigtige måde. Det er ikke nok bare at installere de ønskede softwareløsninger. De ansatte skal også oplæres, og man skal vænne sig til de nye procedurer og processer. I de fleste tilfælde kan det være en god idé at søge ekstern hjælp, ikke kun til planlægningen, men også implementeringen.
God planlægning er med til at sørge for, at de nye løsninger bliver implementeret korrekt. Og jo mere succes man har med implementeringen fra start, jo større økonomiske fordele kan det føre til.
Læs mere om dette emne i vores gratis e-bog ”Digital arbejdsplads på bare 90 dage”. I den viser vi dig præcis, hvordan du kan introducere digitale arbejdsprocesser på dit kontor. Download e-bogen nu >