Sådan kan automatiseret rekruttering og onboarding hjælpe jer med at tiltrække de bedste talenter
HR-medarbejdere bruger hele 57% af deres tid på at udføre ensformige administrative opgaver, så de har minimal tid til overs til at arbejde strategisk. Det fremgår af de seneste data fra Deloitte.
Når man udelukkende arbejder manuelt med rekruttering og onboarding, skaber det stor ineffektivitet og påvirker den samlede performance. Det kan få HR-medarbejderne til at føle sig overvældede, stressede og utilfredse på arbejdet, hvilket øger risikoen for opsigelser.
Det er derfor vigtigt, at HR-afdelingen har de rigtige værktøjer, der kan hjælpe med at håndtere store mængder dokumenter og data, så de kan arbejde mere produktivt. Her er automatisering nyttigt.
Automatisering af tidskrævende opgaver med rekruttering og onboarding hjælper din organisation med at skille sig ud fra konkurrenterne og tilbyde en kandidatoplevelse, der tiltrækker de bedste talenter.
HR-medarbejdere bruger hele 57% af deres tid på at udføre ensformige administrative opgaver, så de har minimal tid til overs til at arbejde strategisk.
Hvad er automatisering af rekruttering og onboarding?
Ny forskning viser en voksende interesse for automatisering. I Ricohs Fulfilment through Work-undersøgelse fra 2024 sagde 31% af HR-lederne, at forsinket indførelse af automatisering var den største frustration på arbejdspladsen for deres medarbejdere.
Hvor manuelt arbejde holder HR-afdelingen tilbage, giver automatisering mulighed for at arbejde smartere, hurtigere og mere effektivt. Det erstatter de ensformige, besværlige processer med intelligente digitale funktioner og strømlinede arbejdsgange. Automatisering minimerer menneskelige input i ansættelsesproceduren, reducerer manuelle fejl og gør det nemt for HR-medarbejdere at finde dokumenter hvor som helst og når som helst.
Hvad er de praktiske anvendelser af procesautomatisering i rekruttering og onboarding?
Et automatiseringsprojekt starter med en analyse af de nuværende ansættelses- og onboardingprocesser for at identificere smertepunkter, inden arbejdsgangene designes og implementeres ud fra bedste praksis. Rekruttering og onboarding består typisk af flere faser – fra opslag af ledige stillinger og indsamling af ansøgninger til kontakt med kandidater og forberedelse til første dag. Automatisering kan transformere og optimere mange af disse trin. Førende virksomheder har opnået succes på følgende områder:
1. Automatisering af dokumentstyring
Automatisering kan forenkle næsten alle dokumentfaser i forbindelse med rekruttering og onboarding. Det er muligt at automatisere generering, distribution, capture, behandling og opbevaring af dokumenter samt erstatte papir med brugervenlige elektroniske formularer. Når ansøgningsdokumenterne kommer ind, kan I sortere dem og gemme dem centralt, så det er nemt for HR at hente specifikke oplysninger.
2. Automatisering af workflows
Når rekrutteringsspecialister gennemgår og analyserer CV'er og ansøgninger, kan automatisering sørge for notifikationer og påmindelser for at sikre, at processen kører hurtigt og gnidningsløst. I stedet for at sende e-mails, sms'er eller ringe for at jage interessenter, kan de automatiserede processer holde alle på sporet og informerede om næste skridt og kommende deadlines.
3. Integration af HR-data
Automatisering er en effektiv løsning på de problemer, der opstår, når man har flere forskellige dårligt integrerede HR-systemer. Automatiseringsløsninger kan forbindes til adskillige værktøjer, så dataene kan bevæge sig mellem systemerne og give HR-afdelingen et klart overblik over ansættelseses- og onboardingoplysninger.
4. Automatisering af kommunikation
Hvorvidt I kommunikerer rettidigt og ensartet med ansøgerne har stor indflydelse på deres fortsatte interesse i at blive en del af jeres organisation. Automatisering sikrer løbende feedback til kandidaterne om status for deres ansøgning såvel som nyttig vejledning til nyansatte.
5. HR-rapportering og -analyse
Når I får bedre datastyring takket være automatisering, får I også et stærkere grundlag for jeres rapporter og analyser. Ved at samle alle data i et centralt lagersystem kan man holde øje med de vigtige indikatorer, der viser effektiviteten af jeres rekrutteringsindsats, så I kan optimere på baggrund af ægte indsigt.
Hvad er de vigtigste fordele ved HR-automatisering i forbindelse med rekruttering og onboarding?
>For at maksimere automatiseringens effekt bør I strømline så mange tidskrævende manuelle processer som muligt omkring rekruttering og onboarding. Det vil meget hurtigt føre til betydelige driftsmæssige, økonomiske og produktivitetsmæssige fordele, herunder:
1. Hurtighed og effektivitet
Når automatiseringen tager sig af de ensformige opgaver, kan I koncentrere jer om at få fremdrift i ansættelsesprocessen. Jeres rekruttering og onboarding bliver mere effektiv til fordel for både HR og ansøgerne.
2. Velfungerende kandidatoplevelse
Automatiseret kommunikation holder kandidaterne engagerede, forhindrer frustration og giver jer bedre muligheder for at få fat i de bedste talenter.
3. Stærkere udgangspunkt for compliance
Ved at bruge automatisering til at styre opbevaringspolitik og sikkerhedsprotokoller bliver det meget nemmere at beskytte data om nyansatte og sikre overholdelse af strenge regler.
4. Skalerbare HR-processer
Automatisering giver en særdeles skalerbar model, der kan bruges at håndtere stigende arbejdsbyrder hurtigt og problemfrit – det er ideelt, hvis virksomheden skal øge antallet af medarbejdere på kort tid.
5. Bedre omkostningsstyring
Manuelle arbejdsgange, der er sårbare over for fejl, bidrager til høje omkostninger til ansættelse og onboarding. Automatisering kan gøre jer mere omkostningseffektive, reducere de samlede HR-udgifter og frigøre ressourcer til strategiske HR-projekter.
En strategisk investering for mere effektfuld HR
Procesautomatisering til rekruttering og onboarding har potentiale til at blive mere end bare et taktisk værktøj. Med den rette tilgang er det en strategisk investering, der giver varig værdi.
I samarbejde med en betroet partner kan I udvikle en automatiseringsstrategi, der giver langsigtede resultater. En partner med den rette ekspertise vil tilbyde skræddersyet rådgivning, hjælpe jer med at vælge de rigtige løsninger, sikre velfungerende integration med eksisterende HR-systemer og levere support og oplæring til brugerne.
I sidste ende vil automatisering gøre jeres rekrutterings- og onboardingprocesser mere effektive og skalerbare, sikre compliance og forbedre jobtilfredsheden i jeres team. Efterhånden som HR kan automatisere og strømline flere processer, vil den spille en stadig vigtigere rolle i organisationen.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
Kontakt os
Tal med en Ricoh-ekspert
Forny jeres arbejdsplads med Ricohs forretningsløsninger.
Øg effektiviteten, reducér omkostningerne, og sæt turbo på jeres rejse mod digital transformation.