Sådan kan automatiseret dokumentstyring give mere effektiv rekruttering og onboarding

Da CIPD spurgte 1.000 HR-ledere i 2024 mente 69% af dem, at konkurrencen om talenter var steget i løbet af det sidste år, og 64% rapporterede, at det var svært at tiltrække ansøgere. For at få succes på et ekstremt konkurrencepræget arbejdsmarked er det vigtigt at handle hurtigt for at få fat i de bedste kandidater.

Alligevel er der mange afgørende tidspunkter, hvor rekrutteringsmedarbejdere bliver bremset af administration og behandling af dokumentation, uanset om det er kandidatdokumenter som CV'er og ansøgninger eller ansættelsesdokumenter som jobtilbud, kontrakter og dokumentation om nyansatte. Hvis der skal ansættes mange, bliver den administrative byrde endnu mere overvældende.

Med automatisering af dokumentstyringsopgaver kan pressede HR-teams få større effektivitet, produktivitet og gennemslagskraft. Vi har f.eks. hjulpet den hurtigtvoksende detailkæde B&M med at reducere deres medarbejderes onboarding fra to ugers varighed til kun 48 timer ved at erstatte komplicerede skemaer på papir med strømlinede, automatiserede dokument-workflows.

Avancerede automatiserede dokumentstyringsløsninger er omdrejningspunktet i hurtigere og mere velfungerende arbejdsgange. Integration af automatisering i ansættelsescyklussen forbedrer oplevelsen for rekrutteringsmedarbejdere og kandidater og resulterer i stærkere nøgletal, såsom time-to-hire og kvalitet.

A pie chart highlighting a 69% statistic.

69% af HR-ledere mener, at konkurrencen om talenter er steget i løbet af det sidste år.

Hvad er automatiseret dokumentstyring?

Automatiseret dokumentstyring er en form for procesautomatisering – en metode til at arbejde mere strømlinet ved at erstatte menneskelige input med automatiserede workflows. Når I implementerer automatiseret dokumentstyring, får I et stort udvalg af digitale værktøjer til behandling og opbevaring af vigtig information og dokumentation. Automatiserede løsninger gør det muligt at generere, capture, klassificere, dele, spore, godkende og arkivere dokumenter automatisk, alt sammen på én central platform.

I forbindelse med rekruttering og onboarding er der mange dokumentstyringsopgaver, lige fra at skrive jobannoncer til at arkivere underskrevne ansættelseskontrakter. Oplysninger om kandidaterne skal ofte indsamles fra forskellige dokumenter og indtastes i HR- og ansøgersystemer (ATS). Dette kan være kedeligt, ensformigt og tidskrævende, når det udføres manuelt.

Med automatiseret dokumentstyring kan jeres rekrutterings- og onboardingprocesser blive mere systematiske, strukturerede og smidige. Hvis I skal skrue op for rekrutteringen for at følge med virksomhedens vækst, gør automatiserede workflows det lettere at behandle større mængder ansøgninger og ansættelser.

Hvordan kan automatisering optimere workflows omkring rekruttering og onboarding?

Et af de vigtigste skridt på jeres automatiseringsrejse er at inddrage rekrutteringsteamet og indsamle feedback om de eksisterende dokumentarbejdsgange. Ved at kortlægge smertepunkter kan I bedre identificere de områder, hvor automatisering vil have den største effekt. Førende virksomheder har opnået store forbedringer med automatisering inden for følgende områder:

1. Strømlinet rekruttering og onboarding

De nyeste dokumentstyringsapplikationer kan automatisk generere og distribuere materiale til kandidater og interne HR-interessenter. Det kan være ansøgningsskemaer og spørgeskemaer i starten af processen, jobtilbud og kontrakter, når de ansvarlige er klar til at ansætte, og onboarding-dokumenter, der hjælper nyansatte med at blive klar til deres første dag på jobbet. Takket være centraliseret opbevaring kan HR også arbejde mere smidigt med hurtige keyword-søgninger for at finde relevante dokumenter.

2. Digital godkendelse

Flere trin i rekrutterings- og onboardingprocessen kræver formel godkendelse og autentificering fra intern ledelse såvel som kandidaterne. Automatiserede dokumentstyringssystemer indeholder værktøjer til digital verificering af dokumenter, hvilket eliminerer papirskemaernes ekstra tidsforbrug og udgifter. De kan også sende opdateringer og påmindelser automatisk, så processen med gennemgang og godkendelse ikke går i stå. Integration af e-signaturer kan hjælpe med at administrere kontrakter og underskrifter digitalt, så hele workflowet bliver strømlinet.

3. Datadrevet compliance og sikkerhed

Når rekrutteringsmedarbejdere redigerer eller opdaterer dokumenter, kan automatiserede dokumentstyringsløsninger spore og logge ændringer og gemme alle tidligere versioner, så de er nemme at finde. Det sikrer adgang til den seneste version af alt materiale, og det giver et fuldt revisionsspor med alle detaljer om hvornår, hvorfor og af hvem, der er foretaget ændringer.

4. Optimeret informationsbehandling

Moderne dokumentstyringssystemer kan integreres med mange specialiserede ATS- og HR-informationssystemer (HRIS). Når dokumenterne ankommer, kan systemet læse, udtrække og derefter overføre data direkte til ATS eller HRIS, hvilket overflødiggør manuel indtastning.

5. Forbedret databeskyttelse

Automatiserede dokumentstyringsløsninger gemmer indgående dokumenter i et centralt arkiv med robuste sikkerhedsprotokoller og adgangskontrol for at beskytte persondata og sikre overholdelse af GDPR, databeskyttelsesloven og andre bestemmelser.

En effekt i den virkelige verden

B&M, en stor britisk detailkæde, oplevede på første hånd fordelene ved automatiseret dokumentstyring. Ved at erstatte de skemaer på papir, der blev sendt til hovedkontoret, med automatiserede workflows, reducerede de tiden med onboarding, strømlinede processerne og skalerede deres drift, så de kunne ansætte op til 100 medarbejdere om ugen.

Det stemmer overens med konklusionerne fra Society for Human Resource Management (SHRM), som har fundet, at mere end to ud af tre HR-medarbejdere har reduceret deres tidsforbrug til at besætte åbne stillinger vha. automatisering.

Læs hele kundecasen her

Find en Document Management Partner, du kan stole på

For at jeres automatiseringsrejse skal blive en succes, kræver det detaljeret planlægning, tidlig brugerinddragelse, en skaleringsklar automatiseringsløsning og en partner med den rette ekspertise. Lige fra den første konsultation til udrulningen af løsningen vil jeres partner hjælpe jer med at undgå almindelige faldgruber og sikre, at I ser værditilvækst hurtigt. Uddannelse og support vil lette overgangen til de nye arbejdsmetoder.

Automatiseret dokumentstyring kan gøre jeres rekruttering hurtigere og mere effektiv. Når automatisering håndterer de arbejdsgange, der tidligere var manuelle, kan rekrutteringsmedarbejderne fokusere på strategiske prioriteter, der skaber succes i organisationen.

Få mere at vide om Ricohs automatiseringsløsninger

Vil du have mere at vide om automatisering af rekruttering og onboarding?

Download vores guide, "Fremtiden for ansættelser: Bedre effektivitet med automatisering af HR-dokumenter," og se konkrete eksempler på virksomheder, der får resultater med dokumentautomatisering.

Download guiden