Hvorfor automatisering af rekruttering og onboarding nu er en strategisk nødvendighed for HR-ledelsen
Forventningerne til HR har aldrig været højere, og arbejdsmængden har aldrig været større. I en undersøgelse fra 2024 fra leverandøren af lønsoftware Sage beskrev 95% af HR-ledere deres rolle som overvældende. 91% sagde, at de har fået mere arbejdstid og ansvar i løbet af de sidste 12 måneder.
Den opgave, som HR-lederne identificerede som den mest tidskrævende, var at tiltrække nye talenter. Udfordringen er at rekruttere og pleje højtydende og motiverede medarbejdere, der kan drive virksomhedens vækst. Og det er langt fra nemt. Vi opererer på et enormt udfordrende arbejdsmarked, hvor konkurrencen om talenter er hårdere end nogensinde. Og vi er under konstant pres for at opnå mere med mindre.
Det er derfor, procesautomatisering er så værdifuldt. De nyeste løsninger kan strømline de administrative opgaver, der stjæler så meget tid i forbindelse med rekruttering og onboarding. Ved at frigøre HR fra tidskrævende, ensformige opgaver kan I fokusere på at få succes som organisation.
Derudover hjælper automatisering med at levere en behagelig kandidatoplevelse fra det allerførste kontaktpunkt.
91% af de adspurgte HR-ledere siger, at de har fået mere arbejdstid og ansvar i løbet af de sidste 12 måneder.
Hvad er de vigtigste udfordringer i forbindelse med rekruttering og onboarding?
Manuelle, papirbaserede arbejdsmetoder sluger tid og ressourcer og giver begrænset synlighed, når det er tid til rapportering og gennemgang. Alt for ofte bruger dygtige HR-medarbejdere tid på at lede efter information og styre enkelttrin i processen frem for at tage proaktive skridt for at finde talenter.
For eksempel er det ekstremt tidskrævende at behandle nye medarbejderes onboarding-oplysninger og -dokumenter manuelt og bruge e-mails til at minde medarbejdere med ansættelsesansvar om at gennemgå dem. Det går ud over produktiviteten og effektiviteten, og fører til langtrukne ansættelsesprocesser og høje rekrutteringsomkostninger. Samtidig daler tilfredsheden blandt HR-medarbejderne. Langsom og tilfældig kommunikation giver også en dårlig oplevelse for kandidaterne og kan skade jeres brand. Talentfulde ansøgere mister hurtigt interessen, hvis overbelastede HR-teams er for længe om at svare. På samme måde kan ineffektive processer, hvor HR sender flere anmodninger om information til nyansatte, resultere i ringere onboarding og højere udskiftningsrater.
Efterhånden som reglerne for databeskyttelse udvikler sig, øges risikoen for bøder for manglende overholdelse, hvis man er afhængig af fysiske dokumenter eller dårligt integrerede digitale systemer. De potentielle konsekvenser af et databrud kan være enorme omkostninger og varig skade på virksomhedens omdømme.
Endelig gør arbejdsgange med papir og e-mail det vanskeligt at behandle ansøgninger i stor skala. Langsommeligt, manuelt arbejde vil skabe flaskehalse og forsinkede ansættelser, så virksomhedens vækst bremses.
Hvad er den strategiske effekt af HR-automatisering på rekruttering og onboarding?
Automatisering frigiver mere kapacitet til værdiskabende arbejde, der flugter med virksomhedens prioriteter og strategiske mål. Moderne automatiseringsværktøjer kan læse, kategorisere, indeksere og gemme dokumenter, udtrække centrale oplysninger og udfylde HR-systemer automatisk. Førende virksomheder har opnået betydelige fordele ved at integrere automatisering i deres rekrutterings- og onboardingprocesser, herunder:
1. Øget produktivitet og effektivitet
Når HR-medarbejderne kan bruge mindre tid på at sortere og behandle dokumenter som ansøgninger, CV'er og onboarding-dokumenter eller sende påmindelser til teamet om at foretage relevante handlinger, får de mere tid til at finde den rigtige profil eller forbedre onboarding-oplevelsen. Færre administrative opgaver giver HR-medarbejderne mere tid til f.eks. at analysere arbejdsstyrken og byde nye medarbejdere velkommen. Ansættelse og onboarding kører hurtigere og mere gnidningsløst, og HR er bedre rustet til at arbejde hurtigt og i stor skala.
2. Optimering af omkostninger og fordeling af ressourcer
Automatisering gør det muligt at opnå mere med mindre, hvilket er et stort plus, når man har stramme budgetter. Ved at reducere ineffektivt manuelt input ifm. rekruttering og onboarding kan man reducere virksomhedens ansættelsesomkostninger. Herefter kan ressourcerne omfordeles til områder, hvor de har større effekt.
3. Datadrevet compliance og sikkerhed
Fra et backoffice-perspektiv kan automatisering hjælpe med at opbygge en mere robust compliance- og sikkerhedsstrategi. Automatiserede politikker for opbevaring og sletning af ansøgnings- og onboardingdata kan sikre, at de er i overensstemmelse med reglerne om databeskyttelse – hvilket giver færre risici og enklere revision. Et pålideligt, automatiseret sikkerhedssystem betyder færre søvnløse nætter med bekymringer om datatab.
4. Forbedring af kandidat- og medarbejderoplevelsen
Når kandidaterne har investeret deres tid og energi i jeres ansøgningsproces, forventer de hurtig feedback og klar vejledning om de næste skridt. Automatiserede workflows sikrer strukturerede processer med fokuseret kommunikation, der udløses konsekvent af specifikke hændelser. Det giver kandidater og nye medarbejdere en mere tilfredsstillende og engagerende oplevelse og hjælper med at tiltrække de allerbedste talenter.
Brug HR-automatisering til at blive mere agile og succesfulde
Automatisering frigør tid til værdiskabende HR-arbejde og hjælper jer med at rekruttere de bedste talenter, reagere dynamisk på forandringer og opfylde organisationens voksende forventninger. Efterhånden som I automatiserer flere processer, fortsætter den positive effekt. Kort sagt kan HR-afdelingen fokusere deres tid på at være en strategisk partner for virksomheden og forbedre medarbejderoplevelsen..
Har du brug for support? Ricoh tilbyder en række HR-automatiseringsløsninger, I kan bruge til at strømline jeres processer, øge effektiviteten og styrke HR-teamet. Udnyt vores ekspertise til at drive jeres virksomhed fremad.
Vil du have mere at vide om automatisering af rekruttering og onboarding?
Download vores guide, "Fremtiden for ansættelser: Bedre effektivitet med automatisering af HR-dokumenter," og se konkrete eksempler på virksomheder, der får resultater med dokumentautomatisering.
Brian Murray
Chief Human Resources Officer, Ricoh Europe
Kontakt os
Tal med en Ricoh-ekspert
Forny jeres arbejdsplads med Ricohs forretningsløsninger.
Øg effektiviteten, reducér omkostningerne, og sæt turbo på jeres rejse mod digital transformation.