Hjem
Insights
Blogs
fordele ved at automatisere Accounts Payable

6 fordele ved at automatisere Accounts Payable

image

Omkostningerne ved manuel behandling af en faktura er €9,00. Med automatisering koster det €3,00.

For mange er Accounts Payable (AP) stadig lig med forældede manuelle processer, som kan være yderst tidskrævende. Denne tilgang fører ofte til manglende eller forsinkede betalinger og fakturafejl, som kan have økonomiske konsekvenser og skade kunderelationen.
 
Automatisering af Accounts Payable repræsenterer et naturligt næste skridt for økonomiafdelingen. Ved at automatisere alle processerne omkring Accounts Payable kan man opnå øget økonomisk effektivitet og forbedret pengestrøm.

#1 Spar tid og penge

For økonomiafdelingen er tid bogstaveligt talt penge. Manuel indtastning af udgiftsrapporter, behandling af fakturaer og oprettelse af resultat- og tabsrapporter er arbejdskrævende. I sidste ende kan det resultere i forsinkede betalinger og gebyrer, hvilket kan skade kreditvurderingen. Yderligere flaskehalse kan opstå, når der bruges lang tid på at lede efter papirkopier af fakturaer eller forsøge at holde styr på, hvor langt fakturaen er i processen.  
 
Automatisering skærer tidskrævende manuelle processer fra, ved at sende fakturaer til sikker elektronisk opbevaring. Fakturaer (i ethvert format) registreres automatisk og gemmes i et centraliseret, søgbart lager. Gennem prækonfigurerede workflows dirigeres filen herefter til de relevante kontakter, som er nødvendige for godkendelse. Ved at strømline rutineopgaver kan dit økonomiteam indtage en mere strategisk rolle, samt forbedre samarbejdet og ydeevnen.

#2 Styrke kunderelationer

Når det kommer til Accounts Payable, så kan hastigheden og nøjagtigheden i den grad skabe eller ødelægge leverandørrelationen. Manglende eller forsinkede betalinger, fakturafejl, duplikerede fakturaer, fakturasvindel eller andre problemer i betalingsprocessen kan skade dit forhold til nuværende leverandører, og dit omdømme som en pålidelig kunde hos andre.
 
Automatisering af Accounts Payable forkorter betalingscyklussen betydeligt, hvilket giver dig en stærkere position til at forhandle rabatter eller gunstige betalingsbetingelser. Når leverandøren ikke skal jagte dig ved forsinkede betalinger eller faktureringsfejl, kan du vinde deres loyalitet og skabe muligheder for at videreudvikle en profitabel relation.

#3 Forbedret nøjagtighed

Fejl relateret til Accounts Payable er dyre og kan tage tid at rette. Manuel indtastning og videregivelse af papirkopier af fakturaer mellem teams, leder ofte til unøjagtighed, forsinkede svar og manglende synlighed. Uden et klart og præcist overblik kan fakturaer ligge ubehandlede hen, betalinger kan mangle, duplikeres eller behandles forkert.
 
Ved at automatisere Accounts Payable kan du hurtigt få besked ved eventuelle uoverensstemmelser, såsom duplikationer eller illegitime fakturaer. Det gør det lettere at identificere og rette eventuelle problemer, før de eskalerer. Med ét centraliseret, søgbart lager og et overblik over hele revisionssporet kan dit team hurtigt tjekke, hvornår en faktura blev registreret, hvor den er nu, og hvem der sidst havde adgang til den. Dette reducerer revisionstiden markant og eliminerer de fleste forespørgsler, da medarbejderen, økonomiafdelingen og leverandøren har selvbetjeningsadgang til faktura- og betalingsstatus.

#4 Kontrolleret pengestrøm

Når det drejer sig om at kontrollere pengestrømmen, er synlighed i, hvordan og hvor du bruger penge, afgørende. Uden et klart overblik kan udgifterne begynde at hobe sig op, uden at du opdager det, eller urentable leverandørforhold kan gå ubemærkede hen.  
 
Automatisering giver dig mulighed for at granske forbrug på et detaljeret niveau, så du kan spore leverandørens ydeevne og ROI. En effektiv og gennemsigtig pengestrøm hjælper dig også med at betjene leverandøren bedre - i selvbetjeningsportalen har leverandøren adgang til egne fakturaer, betalingsstatus og andre nøgleoplysninger.

#5 Overensstemmelse og overholdelse af lovgivningen

Evnen til at spore alle forretningstransaktioner og holde fortrolige oplysninger sikre er et must. Papirkopier gør denne proces sværere at administrere og bringer sikkerheden for potentielt følsomme oplysninger i fare.
 
Automatisering giver komplet og korrekt dokumentation af alle forretningstransaktioner, så du kan følge et klart revisionsspor til rapportering. Ikke kun bogførte poster fra den periode, der revideres, men også e-mail, breve eller kontrakter forbundet med disse poster kan indsendes på få sekunder til en skattemyndighed eller eksterne revisorer. 
 
Et rettighedsbaseret sikkerhedssystem beskytter mod uautoriseret adgang og manipulation, samtidig med at flere krypteringslag sørger for, at alt forbliver fortroligt. Enhver reguleringsændring udløser automatisk softwareopdateringer i skyen, så du altid kan have ro i sindet.

#6 Nem at implementere

Selv om en transformation kan virke som en uoverskuelig opgave, så er automatisering af Accounts Payable langt nemmere, end du måske tror. På bare få dage kan du få en løsning med prækonfigurerede workflows, der gør hverdagen nemmere. Løsningen kan nemt integreres med dine eksisterende systemer, og er desuden intuitivt og brugervenligt at navigere i.

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us